关于召开会议和如何控制会议的法则，其实网上已经有很多，不同的公司性质和团队需要的会议形态也不尽相同。要首先说明的是，这只是一个我现在在部门内召开会议时运用到的方法而已。
如你所知，在中国的各大企业中，内部资源损耗最严重的环节在两块：庞大臃肿缺乏效率的流程，丧失决策和灵敏度的会议体制。会议的质量重要到已经成为考察中层管理者的指标之一，因此开会本身不仅仅传达信息，保持沟通，更是企业资源协调，战略部署的重要环节。
首先，我想的是：我们为什么需要这么多的会议？有几种情况我是不会开会的：1. 传达一般性的信息 – 一般性的信息使用IT系统传达，由人事，行政等部门宣传；2. 没有资料和数据的讨论 – 没有数据便没有真相，讨论难辨真假的事物通常都是以失败告终；3. 没有决策者在场的情况 – 不需要决策的会议说明这个会议本身不重要；4. 非常复杂的事件 – 复杂的事件要稀释为简单的，具体的，聚焦的单个事件才能更快得出结论；5. 定期检查 – 通过管理者与员工之间的电子邮件，当面交流完成。
其次，会议选择的时间应该根据你的会议性质来确定，是“务虚”还是“务实”，从人的心理出发，work-driven 和 life-driven 的状态差异巨大。不同的时间，会使会议的效率，效果，时长受到不同程度的影响。根据数据判定，“务虚”的会议尽量放在非工作时间比较好。
会议召开的地点也十分重要，不同的会议环境会对与会者的心理产生暗示，以话题性的活动来说，“责任感”，“辩论”，“闲聊”，“解决问题”是经常交叉出现的4个维度，我在图表中清晰的表明了不同的场景下，人们的心理活动和对讨论过程中表现出的兴趣点有不同的分布。
在我们的团队中，只有三种主题是值得开会的，“项目进程”，“培训，沟通与交流”，“细节控制”。从分布上来说，我们尽量控制“头脑风暴”，“危机处理”，“领导讲话”的时间，因为这些活动是偶然性的，不需要过多的会议去主宰。
会议的角色，无论参与人数多少，根据我的观察，这五种角色是时刻存在的：“决策者”，“提问者”，“保护者”，“评估者”，“提案者”。决策者聚焦决策本身，分析信息获得数据；提问者强调过程沟通，分析细节和解释关键要点；保护者确保会议节奏，并保护创新能够正确被阐述；评估者扮演风险控制的角色，从成本、预期价值，ROI等维度评估产品的可行性；提案者提供资料和数据，阐述产品（或服务）的设计思想，可实现性，以及相关的观察与分析。
看上去好像很完美对吧？对，不过情况往往不是这样。在我所经历的不少失败的会议中，决策者变成了分裂者，提问者变成了怀疑者，保护者变成了包庇者，评估者变成了拖延者，提案者变成了报告者。SO，杯具摆上桌面。
要取得有价值的结论，从会议的布局，“时间”，“地点”，“主题”，“角色”的把握上，都应该遵守“S.M.A.R.T.”原则，否则无意义的会议将会一直“重复，重复，再重复”。分享过程中有位朋友提供了一个经验，在第一个会议没有取得成功时，会议组织者应私下找到问题的关键角色，然后单独沟通，在确定每个问题点有可能关闭后，再召集第二次会议，这不失为一个参考。
来源：草根网(www.20ju.com) – 互联网界的读者文摘
